Informativa resa agli iscritti agli eventi e/o webinar Fasi ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679
Il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e il D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche (“Codice Privacy” e, insieme al GDPR, “Normativa Privacy”) stabiliscono le norme relative alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla loro circolazione. Di seguito si riporta l’informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 in relazione al trattamento dei dati personali degli interessati che partecipano ad eventi in presenza e/o a webinar organizzati autonomamente o in collaborazione con altri soggetti dal Fondo assistenza sanitaria integrativa (“Fasi”, “Fondo” o “Titolare”).
Atteso che è primario interesse del Fasi tutelare e garantire il Suo diritto alla protezione e alla riservatezza dei dati che ci fornirà per le finalità di seguito specificate, la informiamo che il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, avendo riguardo al rispetto degli obblighi sanciti dalla Normativa Privacy.
1- Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è il Fondo assistenza sanitaria integrativa – Via Vicenza 23, 00185 Roma email: data.protection@fasi.it, nella persona del suo Presidente pro tempore.
2- Responsabile della protezione dei dati
Il Fondo ha provveduto a nominare il Responsabile Protezione dei Dati (“RPD” o “DPO”), che può essere contattato all’indirizzo e-mail dpo@fasi.it.
3- Finalità e base giuridica del trattamento
I dati da Lei forniti all’atto dell’iscrizione all’evento e/o webinar saranno utilizzati per le finalità di:
▪ gestione organizzativa dell’evento/webinar, sulla base della necessità di consentire la Sua partecipazione, ai sensi dell’art. 6(1)(b) del GDPR;
▪ effettuare analisi statistiche relative all’evento/webinar, con particolare attenzione al rispetto del principio minimizzazione, sulla base del proprio legittimo interesse nel verificare il livello di partecipazione e il grado di interesse per gli eventi svolti, ai sensi dell’art. 6(1)(f) del GDPR.
Inoltre, il Titolare potrà utilizzare le immagini e le riprese audio-video raccolte durante gli eventi e/o le registrazioni effettuate nel corso dei webinar per finalità divulgative, connesse alla mission istituzionale del Fondo, sulla base del proprio legittimo interesse alla promozione delle attività e della struttura del Fasi, ai sensi dell’art. 6(1)(f) del GDPR. In tal senso, il Titolare potrà procedere, anche mediante riduzioni o adattamenti, alla distribuzione di tali riprese agli stessi partecipanti e ai propri partner, nonché alla loro pubblicazione sulle testate giornalistiche, sul sito web istituzionale, sulle pagine social e sulla newsletter del Fasi. Infine, il Titolare potrà trattare i Suoi dati anche per adempiere e dare esecuzione a norme di legge o a ordini, decisioni e provvedimenti di autorità competenti, sulla base dell’art. 6(1)(c) del GDPR, e per accertare, esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria, sulla base dell’art. 6(1)(f) del GDPR.
4- Categorie e tipologia di dati trattati
I dati personali trattati sono i seguenti: nome, cognome, recapito e-mail, eventuale organizzazione di appartenenza e relativo ruolo, immagini, audio e/o video. Se l’iscrizione non è avvenuta direttamente tramite i canali del Fasi, i dati trattati sono stati raccolti presso i partner e/o altri soggetti terzi da parte del Fondo per le finalità sopra descritte. Il Titolare non procederà al trattamento di dati personali appartenenti alle categorie particolari ex art. 9(1) del GDPR.
5- Modalità di trattamento
Il trattamento potrà essere effettuato sia con mezzi cartacei che elettronici o, comunque, automatizzati, secondo logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse, in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati e ridurre rischi di distruzione, perdita, accesso non consentito, modifica e divulgazione non autorizzata.
I dati trattati non sono soggetti ad alcun processo decisionale interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione.
6- Periodo di conservazione
I dati personali saranno trattati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità sopra descritte, e comunque non oltre i 2 anni dall’avvenuta raccolta. Inoltre, i contenuti audio-visivi degli eventi e/o webinar saranno conservati in una piattaforma informatica, cui potranno accedere solo i soggetti autorizzati al trattamento. Con riferimento ai dati eventualmente oggetto di pubblicazione, i tempi di conservazione seguiranno le logiche del relativo mezzo di comunicazione. In ogni caso, è fatto salvo l’ulteriore mantenimento richiesto ai sensi di norme di legge o di provvedimenti di autorità competenti, o necessario per consentire al Titolare di accertare, esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria.
7- Sede del trattamento
I Suoi dati personali saranno trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo (“SEE”). Qualora dovesse risultare necessario trasferire i dati trattati al di fuori del SEE, ai soggetti destinatari dei dati saranno imposti obblighi di protezione e sicurezza equivalenti a quelli garantiti dal Titolare, nel pieno rispetto della Normativa Privacy vigente, ed in particolare del Capo V del GDPR.
8- Destinatari dei dati personali e Responsabili del trattamento
I Suoi dati personali saranno resi accessibili solo a coloro i quali, all’interno del Fasi, ne abbiano necessità per la mansione svolta o per la posizione gerarchica ricoperta, specificamente autorizzati dal Titolare ai sensi dell’art. 29 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy. Per lo svolgimento delle proprie attività, il Fasi ha, inoltre, l’esigenza di comunicare alcuni dati anche a società o soggetti esterni di propria fiducia, che possono trattarli in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 del GDPR, per le attività di supporto all’organizzazione degli eventi e/o webinar. L’elenco dettagliato dei responsabili, all’occorrenza, potrà essere direttamente richiesto al Titolare del trattamento.
Inoltre, data la possibilità di pubblicazione delle riprese, la Sua immagine potrà essere oggetto di diffusione: ciò comporta la possibilità che il Titolare non sia più in grado di avere un controllo diretto sugli eventuali usi abusivi ed illeciti dei dati riprodotti in tali contenuti da parte di terzi. I Suoi dati potranno infine essere comunicati a terzi per assolvere a obblighi di legge e/o richieste di autorità competenti.
9- Diritti degli interessati
Lei potrà far valere i diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del GDPR contattando il Titolare o il DPO all’indirizzo e-mail dpo@fasi.it. In particolare, tali diritti includono:
▪ richiedere l’accesso ai dati personali che La riguardano: ciò Le consentirà di ricevere una copia dei Suoi dati personali in possesso del Titolare e di verificare che il relativo trattamento avvenga in modo lecito;
▪ richiedere la rettifica, la correzione o l’aggiornamento dei Suoi dati personali: ciò Le consentirà di correggere qualsiasi informazione incompleta o inesatta a disposizione del Titolare;
▪ richiedere che i dati personali da Lei forniti siano trasferiti in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
▪ richiedere la cancellazione dei Suoi dati personali nei casi previsti dalla Normativa Privacy: in questo modo potrà chiedere di cancellare o rimuovere i Suoi dati personali laddove non vi siano ragioni per continuare a trattarli;
▪ richiedere la limitazione del trattamento dei Suoi dati personali: in questo modo potrà chiedere al Titolare di sospendere il trattamento dei Suoi dati;
▪ presentare un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali secondo le modalità descritte sul sito www.gpdp.it, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, qualora ritenesse che i trattamenti svolti dal Titolare violino la normativa vigente.
10- Liberatoria per l’utilizzo di immagini e video
In relazione alle immagini raccolte dal Titolare e letta l’informativa sul trattamento dei dati personali, partecipando volontariamente all’evento/webinar, si autorizza il Fondo e i suoi aventi causa, a titolo gratuito e definitivo e senza limiti di tempo e di spazio, anche ai sensi degli artt. 10 cod. civ. e 96 e 97 legge 22.4.1941, n. 633 (Legge sul diritto d’autore), alla raccolta, riproduzione, pubblicazione, distribuzione e/o diffusione, comunicazione al pubblico ed utilizzo in qualsiasi forma della propria immagine (“Immagine”), mediante qualsiasi tipo di supporto e qualsiasi mezzo e tecnologia di riproduzione e diffusione e/o su qualsiasi altra forma o mezzo di diffusione, trasmissione od esecuzione anche informatico, esistente o di futura invenzione, per la pubblicazione e l’uso in realizzazioni o produzioni di qualunque genere (compresa la cessione a terzi), nonché autorizza la conservazione delle foto e dei video stessi negli archivi del Fondo, prendendo atto che la finalità di tali pubblicazioni ed utilizzi sono meramente a carattere informativo ed eventualmente promozionale.
Resta peraltro inteso che la pubblicazione o il diverso impiego delle Immagini raccolte non potrà intendersi quale obbligo a carico del Fasi.
Tale autorizzazione potrà essere revocata in ogni tempo dandone con comunicazione scritta da inviare via e-mail all’indirizzo data.protection@fasi.it. In caso di futura revoca, l’Immagine non sarà inserita in produzioni o pubblicazioni successive alla revoca. Si prende comunque atto che non sarà possibile rimuovere l’Immagine dalle produzioni che risulteranno già realizzate e pubblicate dal Fondo al momento della revoca.
Il Fasi non si assume alcuna responsabilità in caso di utilizzo improprio e/o illecito dell’Immagine eventualmente effettuato da parte di terzi. In ogni caso nulla potrà essere da Lei preteso in ragione di quanto sopra indicato, rinunciando irrevocabilmente ad ogni diritto, azione o pretesa.
